Assistant Chef de Réception - Bora Bora

Etablissement

Jobstaffhotel - Recrutement

Lieu

Bora-Bora ( Polynésie Française)

Date de parution

29/05/2025

Jobstaffhotel - Recrutement spécialisé en Hôtellerie-Restauration de luxe recherche pour un hôtel 4* situé en Polynésie française à Bora-Bora :

Assistant Chef de Réception

Activité

Hôtellerie - Restauration

Contrat

CDI – 169h mensuel

Poste logé

Billet d'avion pris en charge en début et fin de contrat

Disponibilité immédiate

Missions principales

Sous la direction générale du Room Division Manager et du Chef de Réception, et conformément aux règlements et procédures du Groupe et de l'hôtel, il assiste le Chef de Réception à l’organisation, à la coordination du Département, au contrôle de la répartition des tâches et à la supervision et à l’encadrement de l’ensemble des employés du service.

RESPONSABILITES OPERATIONNELLES

1.Supervise, aider et organise son équipe Réception, Bagagiste dans l'ensemble de leurs fonctions.

2.En toutes circonstances s'assurer de la part de son équipe:

·       d'une présentation impeccable

·       d'une amabilité constante

·       d'un port permanent du badge nominatif

3.Veille au respect, à l'application et à la mise à jour régulière de toutes les procédures du Département et de la chaîne.

4.Connaître parfaitement le système informatique et toutes les procédures internes en vigueur; maintenir une communication optimale au sein de son service.

5.Au cours de ses contacts avec les clients, veiller à maximiser le revenu et le taux d'occupation de l'Hôtel et des autres services (dont les points de vente de Restauration, Activités); afin d’atteindre et tendre à dépasser le forecast établi mensuellement avec la direction.

6.S'assurer à tous moments de la part des employés Hébergement:

·       d'un accueil sans délai

·       d'une attitude réceptive et positive

·       d'une écoute des besoins du client

7.En application d'une stratégie de vente, optimiser les revenus et taux d'occupation de l'Hôtel par une sensibilisation de l'ensemble des employés sous sa responsabilité.

8.Connaître à tout moment la disponibilité des chambres au jour le jour et plus particulièrement en périodes de forte activité; s'assurer que les employés de son service en ont également connaissance.

9.Etablir des rapports privilégiés avec les clients réguliers afin d'accroître leur fidélité et d'optimiser les relations commerciales.

10.Doit veiller à optimiser les relations entre la réception et les autres départements dans un souci constant de qualité de service pour le client.

11.Responsable du maintien d’un bon climat de travail au sein de son équipe et doit faire-part de tout problème lié à son service à son supérieur.

12.Gérer toutes questions et plaintes de la clientèle, s'assurer de leur suivi et prendre toutes actions nécessaires pour les résoudre (et en référer au Chef de Réception).

13.Assiste dans la gestion des overbookings, down grade tout en préservant au maximum nos bonnes relations avec les TO et avec les clients.

14.Assiste à l’accueil et au suivit de tout VIP dans l’hôtel, du check-in au check-out et cela en étroite collaboration avec la Direction.

15.Superviser la passation des consignes (handover) afin de prendre connaissance de la situation de la journée et s'assurer de la bonne continuité du service.

16.Communiquer à son supérieur toutes les irrégularités survenues pendant le déroulement du service.

17.Contrôler régulièrement les fiches d'enregistrement (cardex), prêter une attention toute particulière aux procédures de crédit, veiller au parfait enregistrement des informations dans le système informatique.

18.Contrôler toutes les déductions de caisse. Etablir un rapport mensuel de toutes les déductions et s'assurer de leur suivi.

19.Etablir la liaison avec la comptabilité afin de s'assurer que toutes questions relatives aux comptes clients sont traitées de manière efficace.

20.En liaison avec le Directeur des Ressources Humaines, participer à l'identification des besoins de formation, développer les projets de formation et assurer la formation sur le terrain (on job) de son équipe de manière à obtenir de chacun les résultats énoncés ci-dessus. Est en charge de la formation « on job » et agit comme le Training Coordinateur du Département.

21.Etablir les statistiques et préparer les prévisions à la demande de sa hiérarchie.

22.Assurer la formation des nouveaux employés sur toutes les procédures et contrôler régulièrement leur bonne application dans tous les domaines.

23.Doit mettre en place les procédures nécessaires à l’application des standards requis par la chaîne et par l’hôtel, et doit en assurer le suivi permanent.

24.Connaître parfaitement les diverses promotions, tarifs et contrats de sociétés de l'Hôtel et les événements qui se déroulent à l'extérieur (congrès, réunions expositions...); s'assurer que les employés de son service en ont également connaissance.

25.S'assurer que les membres de son équipe connaissent parfaitement les services offerts par l'Hôtel.

26.Contrôler l'ordre et la propreté du hall, de la réception et de la bagagerie et s'assurer de l'approvisionnement en documents nécessaires aux tâches de travail.

27.S'assurer du classement régulier aux archives de tous documents et correspondances; contrôler, conjointement avec la Réservation, l'ordre et la propreté des archives.

28.Etablir les plannings et horaires du service réception selon les taux d'occupation de l'Hôtel et les soumet à son supérieur.

29.Assurer régulièrement des entretiens d'évaluation des membres de son équipe.

RESPONSABILITES OCCASIONNELLES

1.Remplace le Chef de Réception pendant ses jours de congés.

2.Assure la fonction de Duty Manager selon les besoins de l’hôtel et suivant les demandes de la direction.

3.Recevoir et accueillir les clients important et, le cas échéant, assurer les visites de l'Hôtel.

4.Peut être amené à faire des sites inspections avec des Tours Opérateurs afin d’établir le meilleur contact possible

5.Coordonner et gérer, à la demande de son supérieur, tous les événements importants qui se déroulent à l'Hôtel.

6.Fournir toutes les informations dont l'importance se justifie pour les réunions du Département.

7.Effectuer, et faire effectuer, toute autre tâche ponctuelle et régulière à la demande de sa hiérarchie.

MANAGEMENT

1.Assister à toutes les réunions et formations à la demande de sa hiérarchie.

2.Respecter, et faire respecter, les plannings et horaires établis et s'assurer de la capacité des employés à assumer toutes les fonctions du département pendant les horaires en vigueur.

3.Conduire des réunions hebdomadaires au sein du service et selon les besoins du service

4.Etre capable de fournir des renseignements concernant les autres hôtels de la chaîne et saisir l'opportunité d'y effectuer une ou plusieurs réservations.

5.Connaître parfaitement, respecter et faire respecter:

a.Les Procédures d'Hygiène et Sécurité de l'Hôtel

b.Le Règlement Intérieur

c.Les Procédures de Crédit de l'Hôtel et de la chaîne

d.Les Promotions de "Marketing" à court et à longs termes

Adaptabilité

·Etre ouvert à de nouvelles idées et faire des changements dans la routine du travail selon la demande

·Travailler selon les demandes professionnelles

·Travailler selon les consignes des supérieurs

Développement personnel

·Développer ses connaissances personnelles pour être au courant des nouvelles technologies et ainsi s’adapter rapidement

·Rechercher un retour d’information à la fin de chaque période de travail

·Se donner un maximum d’occasions pour son développement personnel

·S’efforcer d’améliorer constamment la qualité de service et ses propres performances

Fiabilité

·S’assurer que son travail est complet et en relation avec les standards de l’hôtel et effectué en un temps honorable et de façon consciencieuse

·Faire preuve d’impraticabilité dans la gestion de son équipe

·Faire preuve d’exemplarité (management, assiduité, communication verbale…)

·Respecter la confidentialité

·Créer une image positive de l’hôtel dans chaque relation avec des individus interne ou externe à l’hôtel

·Honnêteté envers l’hôtel, son équipe et ses collègues de travail

·Adhérer au code de conduite d’Intercontinental Hotels Group.

·Adhérer au règlement intérieur et aux polices et procédures de l’Hôtel

·Respecter les plannings et horaires établis et assumer toutes les fonctions du département pendant les horaires en vigueur

·Prévenir personnellement la/le Directeur (trice) général(e) en cas d’empêchement exceptionnel

·Assister à toutes les réunions et formations à la demande de son responsable

·Faire part des problèmes à son supérieur en proposant une solution pour les résoudre

·Respecter et faire respecter le règlement intérieur

Responsabilités de sante et de sécurité professionnelle

·Démontrer une large conscience pour les polices et procédures du groupe et être sûr qu’elles sont appliquées en toute sécurité

·Etre au courant des obligations et attentions professionnelles, de la législation sur la santé et la sécurité et des polices et procédures

·Connaître les objets de sécurité, de premier secours, de feu et les procédures de cas d’urgence pour utiliser le matériel raisonnablement et en toute sécurité

·Engager une action pour corriger une situation hasardeuse et signale au supérieur un danger potentiel

·Noter les incidents et accidents de sécurité selon la procédure de l’hôtel

·Connaitre parfaitement, respecte et fait respecter : les procédures d’hygiène et sécurité de l’hôtel ainsi que le règlement intérieur

Conscience culturelle

·Travailler efficacement avec des collègues ayant des points de vue et venant de cultures et de pays différents

Pour postuler

Pour postuler : envoyer CV et lettre de motivation à Esmeralda (Jobstaffhotel) : contact@jobstaffhotel.com