Coordinateur Wedding et Event (H/F)
Etablissement
Hôtel St Regis Bora Bora Resort
Motu Ome’e – 98730 Bora Bora
Lieu
Bora-Bora (Polynésie Française)
Date de parution
14/11/2026
Intitulé du poste
Coordinateur Wedding et Event (H/F)
Activité
Hôtellerie - Restauration
Contrat
CDD
Temps de travail : 39h00
Logement, repas, pris en charge par l'hôtel.
Déplacement/Billet d'avion pris en charge.
Profil
Expérience e 2 ans minimum dans le poste
Missions
Assurer le bon déroulement et la coordination des opérations, des mariages, des événements et des groupes depuis le début de leur organisation jusqu’à la fin.
Sera le principal contact avec les clients et les opérations pour les mariages, événements et groupes. Le coordinateur Events and Wedding Manager assister la Sales & Marketing Manager et la Wedding and Event Manager.
I. TACHES ADMINISTRATIVES:
Les tâches concernant les mariages, les événements et les groupes impliquent :
S’occuper des demandes relatives aux mariages, événements et groupes depuis la réception de ces demandes jusqu’aux diverses facturations qui peuvent avoir lieu après le départ des clients, impliquant la coordination des opérations pour les mariages, événements et groupes.
· Pour les groupes et les mariages : préparation des quotations, établissement des contrats, réservations avec les prestataires et le suivi durant la présence des clients.
· Collaborer avec les départements des Sales & Marketing et du Revenue pour les groupes afin de s’assurer que les réservations soient correctement quotées et enregistrées.
· Contribuer à une communication efficace permettant à l’équipe et aux autres départements d’avoir rapidement accès aux informations importantes.
· S’occuper de la facturation des activités et des services.
· Préparer tous les éléments de communication à envoyer aux départements.
· Mettre à jour la base de donnéEs clients et analyser les données significatives concernant les mariages, événements et groupes.
II. RELATION CLIENTS:
· Coordonner et organiser les visites avec les clients.
· Etre en relation avec les départements internes afin d’assurer que les standards soient respectés lors des visites.
· Répondre de manière rapide et efficace aux demandes des clients, par e-mail ou par téléphone.
· Interagir autant que nécessaire avec les clients du resort.
· Maintenir de bonnes relations professionnelles avec les clients depuis le premier contact jusqu’au départ, que ce soit virtuellement ou en face à face.
· Coordonner les demandes quotidiennes des clients depuis leur check-in jusqu’à leur départ, avec des départements nécessaires : la Réception, les Bagagistes, la Conciergerie, le Spa,…
· Savoir prendre des initiatives par rapport aux besoins spécifiques des clients avant leur arrivée et s’assurer qu’ils soient respectés dès le premier jour.
· Faire le suivi avec les clients quand ils sont à l’hôtel, jusqu’à leur départ.
· Répondre à toutes les demandes des clients selon les standards et procédures, leur assurant sécurité et confort.
· S’assurer du maintien de la propreté des espaces alentours de la Bridal Boutique.
· Demander des retours aux clients pour juger de leur satisfaction.
· Conserver une apparence professionnelle (vêtements propres, chaussures propres, cheveux peignés,…) en accord avec les procédures internes relatives à la présentation et à l’hygiène.
· Implémenter des standards de service et de reconnaissance clients de qualité, en mettant particulièrement l’accent sur les clients VIP et les produits d’accueil.
· Développer les profits du département des mariages, événements et groupes, qui contribuent à la performance financière globale de l’hôtel.
III. ASSISTE LA WEDDING & EVENT MANAGER:
· Apporte un support administratif et un suivi à l’équipe.
· Assiste la WEM dans l’organisation et le déroulement des mariages, événements et groupes sur le resort.
· Participer aux réunions du département Sales & Marketing.
· Être en mesure d'animer un meeting avec les Manager de département dans le cadre de l'arrivée d'un groupe.
· Remplacer la Wedding and Event Manager en cas de besoin.
· Identifier les marges d’amélioration possibles en suggérant des solutions constructives pour le bénéfice de l’expérience client.
· Participer au programme d’économie d’énergie de l’hôtel.
· Respecter les standards et procédures de l’hôtel, dans une perspective à la fois individuelle et d’équipe.
· Etre responsable de la bonne relation entre les clients et le département des mariages, événements et groupes durant toutes les interactions (téléphone, réunions,..) et durant les étapes du check-in et du check-out.
· Faire preuve d’un esprit de leader en représentant le resort de façon positive tant dans la communication interne qu’externe, renforçant l’approche client et permettant ainsi au GEI et aux retours clients de mesurer continuellement la performance du département.
TACHES SECONDAIRES
· Accepter d’autres demandes ou projets provenant de la WEM ou de la DOSM.
· Assister les départements opérationnels si la situation l’exige.
· Etre un représentant actif de la marque St. Regis, des valeurs et des procédures.
Expérience solide en service clientèle, aisance relationnelle sachant faire preuve de leadership, tempérament commercial, orienté client, sens du travail d’équipe, rigueur, sont ses principaux atouts.
Le coordinateur Wedding et Event doit justifier des connaissances et habilités suivantes :
· Excellente maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
· Maitrise des outils informatiques nécessaire.
· Esprit organisationnel, attention au détail et bonne gestion du temps imparti et des priorités.
· Savoir faire preuve d’une bonne première impression, de compétences interactionnelles ; avoir l’esprit d’équipe et le sens du service digne d’un établissement 5*.
· Etre force de propositions, savoir s’adapter et prendre des initiatives et faire preuve de flexibilité.
Pour postuler
Pour postuler, envoyer CV et lettre de motivation à :
Site internet
Situation géographique :
Situé en bord de mer, sur l’île tropicale de Bora Bora, l’établissement The St Regis Bora Bora Resort propose 2 piscines, 2 bars, 4 restaurants et un luxueux spa de jour, ainsi que des hébergements avec un balcon offrant une vue panoramique sur le lagon ou les îles environnantes.
Le St Regis Bora Bora Resort se trouve à 15 minutes en bateau de l’aéroport de Bora Bora. Le village de Vaitape est accessible en 20 minutes en bateau et en voiture.
Les villas sont ornées de sculptures polynésiennes artisanales et d’éléments en bois exotique. Elles comprennent la climatisation, ainsi qu’une salle de bains en marbre italien pourvue d’une douche à effet pluie et d’une baignoire. Certaines villas sont dotées d’une piscine privée, d’une baignoire spa ou d’une douche extérieure.
Suspendu au-dessus des eaux bleues, le restaurant The Lagoon prépare une cuisine fusion mêlant des influences asiatiques et françaises. Il offre une vue sur le mont Otemanu. Le bar Aparima sert des plats internationaux et des collations légères toute la journée. Vous savourerez des sushis élaborés avec soin, des teppanyaki et des woks parfumés au restaurant Bam Boo, ou encore des plats italiens au Far Niente.
Le spa Iridium prodigue des massages et des soins de beauté. Il est agrémenté d’un sauna et d’un hammam. L’établissement comporte également une salle de sport ouverte 24h/24 et 7j/7, ainsi qu’un service de majordome.
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